En este contexto, para desarrollar un sistema de control, que en teoría es simple, es necesario contestar a los siguientes interrogantes:
El sistema de control deberá ser desarrollado en aquellas operaciones, resultados y decisiones que garanticen el éxito de la empresa en la consecución de sus objetivos. Desarrollado el trabajo anterior, la empresa dispone de un instrumento que le visualiza cuantitativamente la situación previsible en la que la empresa se va a ir situando en los distintos momentos del tiempo que están enmarcados en el horizonte temporal estudiado. Dispone, pues, de unos "estados provisionales" facilitados por el desarrollo presupuestado, pero estos estados provisionales pueden no reflejar exactamente las intenciones de los responsables financieros.
Es claro, por otra parte, que el partir de un presupuesto viable, con un pequeño superávit y con un perfil próximo a cero, da garantías para el cumplimiento de los objetivos establecidos, pero no todas. Ello es así porque no todas las bases y objetivos establecidos lo están de una forma precisa y definitiva, sino con márgenes de flexibilidad, a veces muy amplios, lo que afecta al presupuesto y éste lo refleja numéricamente. Ello hemos de analizarlo antes de que se ponga en marcha definitivamente.
En estas condiciones se hace necesario dos tipos de control del presupuesto:
Control a Priori
Como hemos dicho se realiza antes de poner en marcha el Presupuesto de Capital y tiene como objetivo el comprobar que éste garantiza y ayuda al cumplimiento de los objetivos empresariales. Como es obvio, el análisis será dinámico en base a ratios aplicados a los estados provisionales que nos proporcionen la información deseada, sobre la bondad de las estrategias y políticas establecidas a priori, es decir:
Q = Cash-Flow total neto.
R = Dotación a Reservas.
D = Dotación a Dividendos.
CF = Cargas Financieras.
CAT = Cuota de Amortización Técnica.
No obstante lo expuesto, puede hacerse necesario entrar en detalle de la composición del Cash-Flow; nos referimos al control de seguimiento de algunos de los componentes del coste de las ventas como, por ejemplo y debido a su importancia, los costes de personal, gastos de viaje, arrendamientos, publicidad, etc. En este caso, se tomarán las relaciones o ratios necesarios para el control y seguimiento de tales partidas, y que podemos encontrar en cualquiera de los manuales al uso.
En cuanto a la Estrategia de Capital, en ella se diferencian lo que son las operaciones de inversión de las de financiación. Para las primeras aplicaremos unos ratios económicos y para las segundas ratios aplicados a la estructura financiera:
1. Ratios económicos. Es posible utilizar varios ratios en este contexto con sólo subdividir el Activo fijo en las partidas que lo componen y hacer una distribución de los beneficios obtenidos con cada uno de ellos; pero podría ser en un segundo análisis si es necesario. Es más importante y fácil de visualizar tomando en un primer momento la relación entre el beneficio obtenido y la inversión total necesaria para obtenerlo. Así, tenemos que el ratio a utilizar en un principio será:
Siendo :
BAIT = Pv x V - (mp + mo + gg + CAT)
AT = Activo Total Neto
Es posible y aconsejable utilizar como otra aproximación la variable anterior pero neta de impuestos, es decir el Beneficio antes de intereses o BAI.
BAI = Pv x V - (mp + mo + gg + CA T) - Impuestos
Siendo :
mp = gasto anual en materia prima
mo = gasto anual en mano de obra
gg = gasto anual en gastos generales
No obstante, puede hacerse necesario entrar en detalle de "composición" del Cash-flow; nos referimos al control de seguimiento de algunos de los componentes del coste de las Ventas, como puede ser, debido a su importancia, los costes de personal, gastos de viajes, arrendamiento, publicidad y propaganda, etc. En este caso se tomarán las relaciones o ratios necesarios para tal control y seguimiento.
2. Ratios de estructura financiera. Estarán destinados a analizar la situación en el pasivo de los capitales propios y los ajenos, así como el coste de cada una de las fuentes respectivas. Entre ellos tendremos:
CA = Capitales ajenos
CP = Capitales propios
El coste efectivo de cada fuente financiera se calculará aplicando el criterio del Tanto Interno de Rendimiento al proyecto de financiación contratado para cada fuente financiera. De la misma forma se procederá a la hora de calcular el coste efectivo global de la empresa. Política de Circulante. Sería analizada en base ratios que informaran sobre la solvencia, liquidez en sus distintos grados, así como analizar la parte de circulante que tiene carácter de permanencia, o sea, el Fondo de Rotación Real.
Solvencia Total (Sto) = AT / CA
Solvencia Técnica (Ste)= AC / PC
Tesorería (Ts) = (Disp. + Real. C/p) / PC
Disponibilidad Inmediata (D,) = Disponible 1 PC
Liquidez (Li) = (Disp. + Real. C/p) / AT
Ratio de Fondo de Rotación (Rfr) = FRR / AT
Control a Posteriori
El control a priori tiene como objetivo el comprobar que el presupuesto garantiza y ayuda al cumplimiento de los objetivos empresariales. Asimismo, toma como base ratios aplicados a los estados provisionales que nos proporcionen la información deseada sobre la bondad de las estrategias y políticas establecidas a priori. Pues bien, el control a posteriori sanciona definitivamente la bondad del presupuesto puesto ya en marcha, ya que compara lo obtenido con lo presupuestado. En otras palabras, cuantifica las desviaciones habidas en la gestión del presupuesto en relación con los objetivos previstos, para inmediatamente poner en marcha decisiones tendentes a su corrección.
Este control se establecerá en base a los estados económico-financieros que plasmen y cuantifiquen las distintas estrategias, políticas y previsiones establecidas inicialmente y sobre las cuales se llevó a cabo el análisis a priori.
Es importante matizar que el tiempo que transcurra desde que se van obteniendo resultados hasta que se lleva su correspondiente análisis a posteriori ha de ser lo más corto posible para que, en caso de desviaciones importantes, se tomen las medidas correctoras correspondientes y el presupuesto vuelva a su cauce previsto.
- ¿Qué tipos de sistemas de control son posibles?
- ¿Qué medimos y cuándo?
- ¿Cuánta información necesita la gerencia para ejercer el control?
- ¿Qué se controla?
- ¿Qué técnicas de control pueden ser incorporadas?
- ¿Cómo se controla la calidad de información?
El sistema de control deberá ser desarrollado en aquellas operaciones, resultados y decisiones que garanticen el éxito de la empresa en la consecución de sus objetivos. Desarrollado el trabajo anterior, la empresa dispone de un instrumento que le visualiza cuantitativamente la situación previsible en la que la empresa se va a ir situando en los distintos momentos del tiempo que están enmarcados en el horizonte temporal estudiado. Dispone, pues, de unos "estados provisionales" facilitados por el desarrollo presupuestado, pero estos estados provisionales pueden no reflejar exactamente las intenciones de los responsables financieros.
Es claro, por otra parte, que el partir de un presupuesto viable, con un pequeño superávit y con un perfil próximo a cero, da garantías para el cumplimiento de los objetivos establecidos, pero no todas. Ello es así porque no todas las bases y objetivos establecidos lo están de una forma precisa y definitiva, sino con márgenes de flexibilidad, a veces muy amplios, lo que afecta al presupuesto y éste lo refleja numéricamente. Ello hemos de analizarlo antes de que se ponga en marcha definitivamente.
En estas condiciones se hace necesario dos tipos de control del presupuesto:
- Control a priori.
- Control a posteriori.
Control a Priori
Como hemos dicho se realiza antes de poner en marcha el Presupuesto de Capital y tiene como objetivo el comprobar que éste garantiza y ayuda al cumplimiento de los objetivos empresariales. Como es obvio, el análisis será dinámico en base a ratios aplicados a los estados provisionales que nos proporcionen la información deseada, sobre la bondad de las estrategias y políticas establecidas a priori, es decir:
- Estrategia Financiera.
- Estrategia de Capital.
- Política de Circulante.
Q = CF+D + CAT+R
- Ratio de Crecimiento = R / Q
- Ratio de Rentabilidad = D / Q
- Ratio de Mantenimiento = CAT / Q
- Ratio Residual = CF / Q
Q = Cash-Flow total neto.
R = Dotación a Reservas.
D = Dotación a Dividendos.
CF = Cargas Financieras.
CAT = Cuota de Amortización Técnica.
No obstante lo expuesto, puede hacerse necesario entrar en detalle de la composición del Cash-Flow; nos referimos al control de seguimiento de algunos de los componentes del coste de las ventas como, por ejemplo y debido a su importancia, los costes de personal, gastos de viaje, arrendamientos, publicidad, etc. En este caso, se tomarán las relaciones o ratios necesarios para el control y seguimiento de tales partidas, y que podemos encontrar en cualquiera de los manuales al uso.
En cuanto a la Estrategia de Capital, en ella se diferencian lo que son las operaciones de inversión de las de financiación. Para las primeras aplicaremos unos ratios económicos y para las segundas ratios aplicados a la estructura financiera:
1. Ratios económicos. Es posible utilizar varios ratios en este contexto con sólo subdividir el Activo fijo en las partidas que lo componen y hacer una distribución de los beneficios obtenidos con cada uno de ellos; pero podría ser en un segundo análisis si es necesario. Es más importante y fácil de visualizar tomando en un primer momento la relación entre el beneficio obtenido y la inversión total necesaria para obtenerlo. Así, tenemos que el ratio a utilizar en un principio será:
R = BAIT/AT = Rentabilidad del Activo
Siendo :
BAIT = Pv x V - (mp + mo + gg + CAT)
AT = Activo Total Neto
Es posible y aconsejable utilizar como otra aproximación la variable anterior pero neta de impuestos, es decir el Beneficio antes de intereses o BAI.
BAI = Pv x V - (mp + mo + gg + CA T) - Impuestos
Siendo :
mp = gasto anual en materia prima
mo = gasto anual en mano de obra
gg = gasto anual en gastos generales
No obstante, puede hacerse necesario entrar en detalle de "composición" del Cash-flow; nos referimos al control de seguimiento de algunos de los componentes del coste de las Ventas, como puede ser, debido a su importancia, los costes de personal, gastos de viajes, arrendamiento, publicidad y propaganda, etc. En este caso se tomarán las relaciones o ratios necesarios para tal control y seguimiento.
2. Ratios de estructura financiera. Estarán destinados a analizar la situación en el pasivo de los capitales propios y los ajenos, así como el coste de cada una de las fuentes respectivas. Entre ellos tendremos:
- Ratio de Endeudamiento (L) = CA / CP
- Grado de Autonomía Financiera (Ga) = CP / (CP + CA)
- Grado de Dependencia Financiera (Gd) = CA / (CP + CA)
CA = Capitales ajenos
CP = Capitales propios
El coste efectivo de cada fuente financiera se calculará aplicando el criterio del Tanto Interno de Rendimiento al proyecto de financiación contratado para cada fuente financiera. De la misma forma se procederá a la hora de calcular el coste efectivo global de la empresa. Política de Circulante. Sería analizada en base ratios que informaran sobre la solvencia, liquidez en sus distintos grados, así como analizar la parte de circulante que tiene carácter de permanencia, o sea, el Fondo de Rotación Real.
Solvencia Total (Sto) = AT / CA
Solvencia Técnica (Ste)= AC / PC
Tesorería (Ts) = (Disp. + Real. C/p) / PC
Disponibilidad Inmediata (D,) = Disponible 1 PC
Liquidez (Li) = (Disp. + Real. C/p) / AT
Ratio de Fondo de Rotación (Rfr) = FRR / AT
Control a Posteriori
El control a priori tiene como objetivo el comprobar que el presupuesto garantiza y ayuda al cumplimiento de los objetivos empresariales. Asimismo, toma como base ratios aplicados a los estados provisionales que nos proporcionen la información deseada sobre la bondad de las estrategias y políticas establecidas a priori. Pues bien, el control a posteriori sanciona definitivamente la bondad del presupuesto puesto ya en marcha, ya que compara lo obtenido con lo presupuestado. En otras palabras, cuantifica las desviaciones habidas en la gestión del presupuesto en relación con los objetivos previstos, para inmediatamente poner en marcha decisiones tendentes a su corrección.
Este control se establecerá en base a los estados económico-financieros que plasmen y cuantifiquen las distintas estrategias, políticas y previsiones establecidas inicialmente y sobre las cuales se llevó a cabo el análisis a priori.
Es importante matizar que el tiempo que transcurra desde que se van obteniendo resultados hasta que se lleva su correspondiente análisis a posteriori ha de ser lo más corto posible para que, en caso de desviaciones importantes, se tomen las medidas correctoras correspondientes y el presupuesto vuelva a su cauce previsto.
