Modelos de Gestión Financiera
La planificación de un modelo de gestión financiera puede adoptar diversos grados de integración, no sólo de los propios aspectos de la gestión financiera propiamente dicha, sino en el marco de un sistema de gestión empresarial integrado. A modo de ejemplo pueden citarse algunos de los módulos fundamentales de un modelo de estas características.
Los sistemas integrados de gestión se imponen en el mercado por ofrecer soluciones más racionales para el conjunto de la compañía, basadas en la utilización de las mismas bases de datos por los diferentes departamentos y aplicaciones específicas para que cada uno se sirva y aporte la información que precisa. En este sentido, el departamento financiero recogerá para presupuestos, contabilidad, tesorería, etc., toda la información disponible en el sistema. Con estos sistemas, se evitan los procesos de migración de ficheros desde otras aplicaciones de la organización para ser aprovechados parcialmente por el departamento financiero, sino que éste utiliza las bases de datos generadas por el sistema y que recogen la información aportada por otros departamentos de la empresa (ver figura 7).
Como paso final de integración, debe tenerse en cuenta que los proveedores pueden ser integrados como unos contribuidores de información al sistema, y así ocurre en determinadas empresas, que colocan terminales conectados con sus ordenadores a los proveedores o realizan conexiones vía modem con ellos, con objeto de incluirlos en los circuitos de información de la empresa sin nuevas capturas de datos.
Uno de los problemas con los que se suele tropezar a la hora de implantar estas soluciones, si no son programadas a medida, es el proceso de BPR o reingeniería que hay que acometer, ya que no suelen existir aplicaciones lo suficientemente flexibles para adaptarse a cualquier organización de negocio. Es frecuente que los gastos de consultoría y formación de personal supongan una cifra muy importante de la inversión que hay que realizar para implantar un sistema integrado de gestión. Por otra parte, muchas veces se denomina reingeniería a lo que no es más que adaptar la empresa al programa porque el programa no hay forma de que se adapte a la empresa y sería mucho más costoso producir un programa específico que adaptar la organización a una solución más estándar. Esto puede ser o no una virtud, depende del resultado final y del coste.
Figura 7 (Click para ampliar)
Sistemas de Gestión de Tesorería
Para ofrecer una visión más práctica, nos vamos a centrar en los sistemas que se refieren a la gestión financiera, obviando los sistemas informáticos contables y otros cuyas características son más conocidas.
La gestión financiera ya hemos visto que descansa en el tesorero principalmente, siendo los sistemas de gestión de tesorería los que apoyan su trabajo diario. Estos sistemas deben estar interconectados con el resto de sistemas de información de la empresa, pero en particular con la contabilidad.
A los sistemas de gestión de tesorería se les denomina sistemas de cash management y se componen de flujos de información cuyo resultado es automatizar los procesos rutinarios y repetitivos que como resultado ofrezcan principalmente:
Cuadro 10 (Click para ampliar)
Integración en el Sistema de los Extractos Bancarios
Un sistema de tesorería debe ser capaz de integrar directamente la información suministrada por las entidades bancarias en ficheros normalizados (norma 43 del extinguido CSB). Estos ficheros pueden ser recuperados de la banca electrónica de la mayoría de las entidades. Hay diversas alternativas para la importación de estos ficheros:
Los próximos desarrollos en cuanto al EDI financiero deben mejorar las posibilidades de transmitir y recibir información de las entidades de crédito. El EDI no termina de implantarse por una indecisión en la resolución de la normalización que lleva años en estudio. Los extractos bancarios, una vez integrados en el sistema, sirven a diversos propósitos que pueden automatizarse:
Banca Electrónica e Internet Banking
La banca electrónica es sumamente útil para los clientes corporativos de las entidades financieras y el desarrollo de la banca a través de Internet augura nuevos logros y mejora de la información disponible por las empresas. También está haciendo descender los costes, al tiempo que la oferta y posibilidades son muy atractivas. No obstante, al gran cliente la banca electrónica le resulta insuficiente, pues no le ofrece las soluciones globales que precisa. Sólo el desarrollo de más ágiles mecanismos de comunicación banco-empresa, como el EDI, mejorarán los flujos de información de forma decidida.
El Outsourcing de Servicios Financieros
El Outsourcing de servicios financieros consiste en externalizar funciones financieras que se acometían por departamentos internos de la compañía. Ejemplos típicos son el factoring y los pagos confirmados o certificados. Va más allá de la operativa financiera en sí, englobando otros valores añadidos, como la integración de información entre la empresa y la entidad financiera. Se pueden conseguir efectos positivos en nuestra organización, como:
Una empresa podría externalizar todo su departamento de tesorería, manteniendo del departamento financiero el resto de las funciones, pero en realidad esto no se plantea en la práctica, sino que se están externalizando actualmente los servicios de facturación y los de pago a proveedores, es decir, cuentas a cobrar y cuentas a pagar, y exclusivamente en una serie de funciones, no en todas, pues las entidades financieras no pueden solucionar obviamente problemas internos de las empresas, como por ejemplo los trámites de autorización de facturas.
El outsourcing de servicios financieros implica consecuencias organizativas, informáticas, de costes, de personal, etc., que se deben considerar y valorar a la hora de acometer un proyecto de estas características. Por último, cabe señalar que es una alternativa que muchas grandes empresas están considerando o realizando al tiempo que las entidades financieras avanzan.
La Seguridad en las Aplicaciones de Tesorería
Los problemas de seguridad son más importantes cuando estemos operando en redes públicas de comunicaciones. Por tanto, la vulnerabilidad de estas aplicaciones puede residir precisamente en los módulos de conexión con otros centros o con entidades bancarias. Éstas últimas han previsto ya todas estas incidencias, de tal suerte que han protegido tanto sus aplicaciones como la información enviada con diferentes medios como, claves de acceso, encriptación de la información transmitida y cortafuegos para evitar la vulnerabilidad de sus propios sistemas.
Actualmente la banca electrónica ofrece un nivel de seguridad muy alto que unido a una correcta administración del sistema por parte del usuario proporciona altas cotas de fiabilidad como medio de canalizar operaciones entre las entidades financieras y las empresas.
Internet como soporte a la banca electrónica plantea nuevos retos de seguridad, aunque se están estableciendo protocolos que hacen de Internet un camino seguro también para el tráfico de información privada.
La planificación de un modelo de gestión financiera puede adoptar diversos grados de integración, no sólo de los propios aspectos de la gestión financiera propiamente dicha, sino en el marco de un sistema de gestión empresarial integrado. A modo de ejemplo pueden citarse algunos de los módulos fundamentales de un modelo de estas características.
- Acceso a bases de datos de la gestión productiva.
- Acceso a bases de datos de la gestión contable.
- Acceso a bases de datos de información económica y financiera externa y utilidad para la gestión financiera.
- Acceso a bases de datos de las entidades bancarias y financieras con las que se mantienen relaciones.
- Acceso a las bases de datos de la propia gestión financiera.
- Acceso a las bases de datos de presupuestos.
- Módulo de cuentas a cobrar y cuentas a pagar.
- Módulo de gestión de relaciones y negociación con las entidades bancarias, con elaboración de balances banco-empresa y resultados obtenidos.
- Módulo de gestión de tesorería, con evaluación de alternativas de financiación o inversión.
- Módulo de control del presupuesto.
Los sistemas integrados de gestión se imponen en el mercado por ofrecer soluciones más racionales para el conjunto de la compañía, basadas en la utilización de las mismas bases de datos por los diferentes departamentos y aplicaciones específicas para que cada uno se sirva y aporte la información que precisa. En este sentido, el departamento financiero recogerá para presupuestos, contabilidad, tesorería, etc., toda la información disponible en el sistema. Con estos sistemas, se evitan los procesos de migración de ficheros desde otras aplicaciones de la organización para ser aprovechados parcialmente por el departamento financiero, sino que éste utiliza las bases de datos generadas por el sistema y que recogen la información aportada por otros departamentos de la empresa (ver figura 7).
Como paso final de integración, debe tenerse en cuenta que los proveedores pueden ser integrados como unos contribuidores de información al sistema, y así ocurre en determinadas empresas, que colocan terminales conectados con sus ordenadores a los proveedores o realizan conexiones vía modem con ellos, con objeto de incluirlos en los circuitos de información de la empresa sin nuevas capturas de datos.
Uno de los problemas con los que se suele tropezar a la hora de implantar estas soluciones, si no son programadas a medida, es el proceso de BPR o reingeniería que hay que acometer, ya que no suelen existir aplicaciones lo suficientemente flexibles para adaptarse a cualquier organización de negocio. Es frecuente que los gastos de consultoría y formación de personal supongan una cifra muy importante de la inversión que hay que realizar para implantar un sistema integrado de gestión. Por otra parte, muchas veces se denomina reingeniería a lo que no es más que adaptar la empresa al programa porque el programa no hay forma de que se adapte a la empresa y sería mucho más costoso producir un programa específico que adaptar la organización a una solución más estándar. Esto puede ser o no una virtud, depende del resultado final y del coste.
Figura 7 (Click para ampliar)Sistemas de Gestión de Tesorería
Para ofrecer una visión más práctica, nos vamos a centrar en los sistemas que se refieren a la gestión financiera, obviando los sistemas informáticos contables y otros cuyas características son más conocidas.
La gestión financiera ya hemos visto que descansa en el tesorero principalmente, siendo los sistemas de gestión de tesorería los que apoyan su trabajo diario. Estos sistemas deben estar interconectados con el resto de sistemas de información de la empresa, pero en particular con la contabilidad.
A los sistemas de gestión de tesorería se les denomina sistemas de cash management y se componen de flujos de información cuyo resultado es automatizar los procesos rutinarios y repetitivos que como resultado ofrezcan principalmente:
- La posición de tesorería.
- El análisis de las desviaciones presupuestarias.
- La comprobación de las condiciones bancarias.
Cuadro 10 (Click para ampliar)Integración en el Sistema de los Extractos Bancarios
Un sistema de tesorería debe ser capaz de integrar directamente la información suministrada por las entidades bancarias en ficheros normalizados (norma 43 del extinguido CSB). Estos ficheros pueden ser recuperados de la banca electrónica de la mayoría de las entidades. Hay diversas alternativas para la importación de estos ficheros:
- La conexión a la banca electrónica de cada una de las entidades con las que trabajemos, realizando la operación de captura de movimientos manual y su descarga a su vez manual en el programa.
- La utilización de productos informáticos empaquetados de conexión multibancaria, que conectan con las entidades a primera hora de la mañana, descargando en el sistema los ficheros normalizados.
Los próximos desarrollos en cuanto al EDI financiero deben mejorar las posibilidades de transmitir y recibir información de las entidades de crédito. El EDI no termina de implantarse por una indecisión en la resolución de la normalización que lleva años en estudio. Los extractos bancarios, una vez integrados en el sistema, sirven a diversos propósitos que pueden automatizarse:
- La conciliación contable, es decir, el punteo de los asientos que tenemos en nuestra contabilidad con los movimientos anotados en la cuenta por el banco. Esto dará lugar a una serie de informes por diferencias contables que se deberán investigar para eliminar los errores. La conciliación es un proceso que para que sea lo suficientemente automático, debe permitir la conciliación de un apunte con varios apuntes, lo que se denomina conciliación múltiple. La conciliación simple (apunte contra apunte) nos dejaría bastantes partidas pendientes de conciliar. Por otra parte, para que la conciliación sea los más precisa posible el sistema debe proponer las conciliaciones múltiples a las que puede llegar en caso de no haber coincidencia de todos los datos entre un apunte contable y varios bancarios o viceversa.
- La verificación del presupuesto. La obtención de la posición de bancos nos permitirá contrastar los saldos reales con los saldos previstos y poder evaluar de forma muy automática el cumplimiento del presupuesto.
- El control de las condiciones bancarias. Los sistemas más avanzados de conciliación incorporan una serie de facilidades para:
- Comprobar liquidaciones bancarias por intereses. Esto es especialmente importante cuando se trata de pólizas de crédito.
- Comprobar que las condiciones de valoración son las correctamente imputadas. Esta cualidad es más teórica que real, ya que de todos los apuntes sólo se podrán comprobar algunos, es decir, aquellos cuya valoración sea una suma de días sobre la fecha de contabilización por el banco, lo que no ocurre en todos los casos, como en las transferencias recibidas o los cheques cargados en cuenta, pues la valoración no gira sobre la fecha contable, sino sobre una tercera fecha que es la de origen del apunte. Se puede afirmar que el control totalmente automatizado de las valoraciones en cuenta en nuestra opinión es muy difícil y exige una coherencia y disposición de datos que, en general, no es posible.
- La generación de informes de forma automática
- La proposición de traspasos entre cuentas con objeto de optimizar la posición y no mantener saldos ociosos u onerosos.
- La generación de simulaciones, según las diferentes alternativas que proponga el tesorero.
Banca Electrónica e Internet Banking
La banca electrónica es sumamente útil para los clientes corporativos de las entidades financieras y el desarrollo de la banca a través de Internet augura nuevos logros y mejora de la información disponible por las empresas. También está haciendo descender los costes, al tiempo que la oferta y posibilidades son muy atractivas. No obstante, al gran cliente la banca electrónica le resulta insuficiente, pues no le ofrece las soluciones globales que precisa. Sólo el desarrollo de más ágiles mecanismos de comunicación banco-empresa, como el EDI, mejorarán los flujos de información de forma decidida.
El Outsourcing de Servicios Financieros
El Outsourcing de servicios financieros consiste en externalizar funciones financieras que se acometían por departamentos internos de la compañía. Ejemplos típicos son el factoring y los pagos confirmados o certificados. Va más allá de la operativa financiera en sí, englobando otros valores añadidos, como la integración de información entre la empresa y la entidad financiera. Se pueden conseguir efectos positivos en nuestra organización, como:
- Ahorro de personal o dedicar al personal a otras tareas más productivas.
- Mejora de las condiciones para otras operaciones, al aumentar el negocio indirecto cedido, sobre todo en el pago certificado o confirmado.
- Se hace depender menos la estructura del volumen de operaciones. Las oscilaciones en el volumen de operaciones las tendrá que asumir la entidad que presta el servicio.
Una empresa podría externalizar todo su departamento de tesorería, manteniendo del departamento financiero el resto de las funciones, pero en realidad esto no se plantea en la práctica, sino que se están externalizando actualmente los servicios de facturación y los de pago a proveedores, es decir, cuentas a cobrar y cuentas a pagar, y exclusivamente en una serie de funciones, no en todas, pues las entidades financieras no pueden solucionar obviamente problemas internos de las empresas, como por ejemplo los trámites de autorización de facturas.
El outsourcing de servicios financieros implica consecuencias organizativas, informáticas, de costes, de personal, etc., que se deben considerar y valorar a la hora de acometer un proyecto de estas características. Por último, cabe señalar que es una alternativa que muchas grandes empresas están considerando o realizando al tiempo que las entidades financieras avanzan.
La Seguridad en las Aplicaciones de Tesorería
Los problemas de seguridad son más importantes cuando estemos operando en redes públicas de comunicaciones. Por tanto, la vulnerabilidad de estas aplicaciones puede residir precisamente en los módulos de conexión con otros centros o con entidades bancarias. Éstas últimas han previsto ya todas estas incidencias, de tal suerte que han protegido tanto sus aplicaciones como la información enviada con diferentes medios como, claves de acceso, encriptación de la información transmitida y cortafuegos para evitar la vulnerabilidad de sus propios sistemas.
Actualmente la banca electrónica ofrece un nivel de seguridad muy alto que unido a una correcta administración del sistema por parte del usuario proporciona altas cotas de fiabilidad como medio de canalizar operaciones entre las entidades financieras y las empresas.
Internet como soporte a la banca electrónica plantea nuevos retos de seguridad, aunque se están estableciendo protocolos que hacen de Internet un camino seguro también para el tráfico de información privada.
