Del departamento administrativo al departamento financiero: modelos de organización para la función financiera
Hoy en día conviven diferentes estructuras que asumen las funciones y organización de lo que podría denominarse un departamento financiero, atendiendo a diferentes factores. Podemos citar dos condicionantes que a nuestro juicio determinan cómo estará constituido el departamento financiero.
Conviven, pues, muy diferentes estructuras y modelos organizativos en los que descansa la función financiera, más complejos evidentemente cuanto mayor es el desarrollo y tamaño de la empresa. A continuación vamos a ver los principales modelos en los que coinciden casi todos los autores y que se pueden observar en la realidad.
Cuadro 1 (Click para ampliar)
1. El departamento administrativo en las pequeñas organizaciones. Las pequeñas empresas disponen habitualmente de un departamento administrativo que asume las funciones contables y ciertas funciones financieras, que son ejercidas de forma incompleta pues las necesidades son menores y los recursos disponibles también.
En general, las funciones y organización de un departamento administrativo en las pequeñas organizaciones están totalmente apegadas y giran en torno a la contabilidad. Las pequeñas organizaciones no necesitan seguramente más estructura que la comentada, y es absurdo pensar que pueda ser un problema en sí mismo esta forma de funcionar, ya que posiblemente otras alternativas serían antieconómicas e innecesarias. Sin embargo, las organizaciones en crecimiento pueden presentar un déficit de adaptación a los cambios queprecisan para gestionar el mismo, precisamente si se mantienen por inercia o intereses estructuras poco adaptadas a un mayor volumen de negocio y las exigencias que ello plantea.
Una empresa en desarrollo precisará incidir en los siguientes factores:
2. El departamento administrativo-financiero en las organizaciones de tipo medio. En las medianas empresas existe una gran variedad de denominaciones asignadas al departamento administrativo-financiero, desde departamento administrativo o de contabilidad hasta departamento financiero, pero creemos que la organización en general responde a las características que se expresan en el cuadro 2.
Evidentemente, no existe una suficiente homogeneidad entre las diferentes empresas que pueden observarse como para constatar que en todos los casos las características y funciones son exactamente las descritas, pero muchas empresas responden a ese esquema general que irá siendo tanto o más sofisticado cuanto mayor sea su dimensión.
Este modelo tiene unas limitaciones que pueden enunciarse en estos tres aspectos:
Cuadro 2 (Click para ampliar)
Figura 2 (Click para ampliar)
3. El departamento financiero desarrollado. Las grandes organizaciones. En el departamento financiero de las grandes organizaciones, también denominado económico-financiero, se pueden identificar todas las funciones y responsabilidades que le son inherentes (véase el cuadro 3 adjunto).
En esta configuración se definen las características principales de lo que se entiende que constituye una función financiera plena, con la organización propia de un departamento financiero moderno.
Actualmente la profesionalización en la gestión financiera es fruto del proceso histórico que ha seguido nuestra empresa y de la superación de las diferentes crisis económicas de las últimas décadas. Debido en parte a los problemas de liquidez y a la mayor complejidad y dinamismo de las finanzas, las empresas han desarrollado cada vez más estructurados departamentos financieros buscando una mayor competitividad.
Por otra parte, la rápida evolución de todos los mercados hace precisa una planificación en los diferentes horizontes temporales que adecúe los flujos financieros a las necesidades de la actividad de la empresa. Así, se ha reforzado la función de planificación y control más allá de los presupuestos.
Cuadro 3 (Click para ampliar)
Hoy en día conviven diferentes estructuras que asumen las funciones y organización de lo que podría denominarse un departamento financiero, atendiendo a diferentes factores. Podemos citar dos condicionantes que a nuestro juicio determinan cómo estará constituido el departamento financiero.
- Tamaño de la empresa. Cuanto más pequeña es la empresa las funciones financieras se agrupan con otras en la misma persona, puesno se dispone de una estructura suficiente como para independizar y rentabilizar puestos específicos. Generalmente la función financiera, muy rudimentaria, descansa de modo difuso en el contable, en el gerente o en el propietario. En las grandes organizaciones, obviamente, el departamento financiero existe como tal y dispone de cierta estructura, bien es cierto que cada día, debido a la automatización de los procesos, esta estructura se va optimizando. En las empresas medias se dan casos para todos los gustos, aunque evidentemente la tendencia es a crear un departamento financiero como tal, lo que da idea de la importancia que está adquiriendo esta función, pues es estratégica para el desarrollo del negocio.
- Cultura de la empresa. Hay que recordar que en España muchas empresas son familiares, lo que provoca un determinado estilo de hacer las cosas y, sobre todo, una tendencia al control de la gestión por parte de los propietarios de forma directa, que en algunos casos tiende a la concentración o acumulación de funciones en una sola persona. Esto es a menudo incompatible con el desarrollo de estructuras propias en los departamentos financieros, que suelen tener poca capacidad de decisión y se limitan a realizar la gestión del día a día y, sobre todo, de tipo contable, participando menos en las grandes decisiones estratégicas. No obstante, la modernización de nuestras empresas está dando como fruto que cada vez se aprecie más por parte de los empresarios la necesidad y los resultados que se obtienen de una estructura más profesionalizada.
Conviven, pues, muy diferentes estructuras y modelos organizativos en los que descansa la función financiera, más complejos evidentemente cuanto mayor es el desarrollo y tamaño de la empresa. A continuación vamos a ver los principales modelos en los que coinciden casi todos los autores y que se pueden observar en la realidad.
Cuadro 1 (Click para ampliar)1. El departamento administrativo en las pequeñas organizaciones. Las pequeñas empresas disponen habitualmente de un departamento administrativo que asume las funciones contables y ciertas funciones financieras, que son ejercidas de forma incompleta pues las necesidades son menores y los recursos disponibles también.
En general, las funciones y organización de un departamento administrativo en las pequeñas organizaciones están totalmente apegadas y giran en torno a la contabilidad. Las pequeñas organizaciones no necesitan seguramente más estructura que la comentada, y es absurdo pensar que pueda ser un problema en sí mismo esta forma de funcionar, ya que posiblemente otras alternativas serían antieconómicas e innecesarias. Sin embargo, las organizaciones en crecimiento pueden presentar un déficit de adaptación a los cambios queprecisan para gestionar el mismo, precisamente si se mantienen por inercia o intereses estructuras poco adaptadas a un mayor volumen de negocio y las exigencias que ello plantea.
Una empresa en desarrollo precisará incidir en los siguientes factores:
- Planificar toda su actividad, pero crear también presupuestos financieros, para lo que tendrá que reforzar el departamento.
- Mejorar la comunicación entre las diferentes áreas del negocio, de forma que la función financiera pueda desarrollarse de forma coordinada con el área comercial y la producción. Para ello, se exige una mayor dignidad y nivel funcional para quien desarrolle la función financiera.
- Cuanto mayor es el volumen de negocio mayores pueden ser los gaps financieros, que deben ser previstos, para lo que se requiere examinar la evolución del negocio y el cumplimiento presupuestario con rigor, lo que exige evidentemente una mayor estructuración del incipiente departamento administrativo.
- Las exigencias de inversión requerirán el estudio de las diferentes alternativas de financiación necesarias con profesionalidad y objetividad, lo que en ocasiones la dirección general o propiedad no es capaz de desarrollar, constituyendo otra de las razones por las cuales las empresas en crecimiento pueden ver reducidas las posibilidades de aumentar su rendimiento en condiciones óptimas.
2. El departamento administrativo-financiero en las organizaciones de tipo medio. En las medianas empresas existe una gran variedad de denominaciones asignadas al departamento administrativo-financiero, desde departamento administrativo o de contabilidad hasta departamento financiero, pero creemos que la organización en general responde a las características que se expresan en el cuadro 2.
Evidentemente, no existe una suficiente homogeneidad entre las diferentes empresas que pueden observarse como para constatar que en todos los casos las características y funciones son exactamente las descritas, pero muchas empresas responden a ese esquema general que irá siendo tanto o más sofisticado cuanto mayor sea su dimensión.
Este modelo tiene unas limitaciones que pueden enunciarse en estos tres aspectos:
- Tendencia a la burocratización por su anclaje a los aspectos organizativos de orden interno y su excesiva ligazón con la contabilidad. Esto puede suponer una menor agilidad en la resolución de problemas financieros y en una mejora de la estructura financiera de la empresa.
- La tibieza en la ejecución de un sistema de control, al estar menos desarrollado que en estructuras más complejas, puede traer consigo la pérdida de corresponsabilización en la consecución de objetivos.
- Se corre el riesgo de prestar una gran atención al control de bancos, condiciones pactadas y liquidaciones, más que a la optimización de las estructuras financieras de la empresa. En suma, se puede caer en la rutina de realizar un seguimiento de las operaciones contratadas sin aportar políticas de gestión de la tesorería a corto plazo.
Cuadro 2 (Click para ampliar)
Figura 2 (Click para ampliar)3. El departamento financiero desarrollado. Las grandes organizaciones. En el departamento financiero de las grandes organizaciones, también denominado económico-financiero, se pueden identificar todas las funciones y responsabilidades que le son inherentes (véase el cuadro 3 adjunto).
En esta configuración se definen las características principales de lo que se entiende que constituye una función financiera plena, con la organización propia de un departamento financiero moderno.
Actualmente la profesionalización en la gestión financiera es fruto del proceso histórico que ha seguido nuestra empresa y de la superación de las diferentes crisis económicas de las últimas décadas. Debido en parte a los problemas de liquidez y a la mayor complejidad y dinamismo de las finanzas, las empresas han desarrollado cada vez más estructurados departamentos financieros buscando una mayor competitividad.
Por otra parte, la rápida evolución de todos los mercados hace precisa una planificación en los diferentes horizontes temporales que adecúe los flujos financieros a las necesidades de la actividad de la empresa. Así, se ha reforzado la función de planificación y control más allá de los presupuestos.
Cuadro 3 (Click para ampliar)
